15 juillet 2025
Le terme « Kbis » est le plus souvent associé aux entreprises commerciales qui s’enregistrent au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce document officiel atteste l’existence juridique d’une entreprise et sert de « carte d’identité » légale. Il récapitule les informations essentielles de la structure, comme sa raison sociale, son numéro d’immatriculation, l’adresse de son siège social, les noms des dirigeants, la forme juridique ou encore le capital social. Généralement, dès qu’une entreprise doit justifier de sa légalité ou obtenir un financement, on lui demande son Kbis actualisé.
Dans le cas d’une association, les habitudes administratives sont un peu différentes. En effet, une association constituée sous la loi de 1901 se déclare normalement à la préfecture (ou sous-préfecture). Elle ne dispose donc pas, à proprement parler, d’un Kbis, mais plutôt d’un extrait de déclaration au Répertoire national des associations (RNA). Toutefois, lorsque l’association mène une activité de type économique et qu’elle décide de s’immatriculer au RCS, elle peut alors obtenir un Kbis comme une société commerciale. Cette procédure s’applique généralement aux associations professionnelles exerçant une véritable activité marchande (vente de services, de biens…) de manière continue et significative.
C’est précisément dans ces configurations qu’apparaît la question : si vous avez une association exerçant une activité commerciale régulière et enregistrée au RCS, le Kbis devient le document requis pour justifier votre existence légale aux yeux de nombreux organismes financeurs ou partenaires contractuels. En revanche, si vous êtes une association de type traditionnel, sans inscription au RCS, vous devrez plutôt fournir d’autres attestations (extraits du Journal officiel, récépissé de déclaration en préfecture, statuts, etc.).
Pour les financeurs, la terminologie « Kbis » reste parfois employée de manière générique, même quand l’association n’a pas d’activité commerciale avérée. Cependant, si la subvention vise précisément des projets à vocation économique ou si l’association a un statut complexe, les services instructeurs peuvent exiger un document prouvant l’immatriculation. D’où la nécessité de vérifier en amont si votre association dispose effectivement d’un Kbis (parce qu’elle relève du RCS) ou si vous utiliserez des justificatifs équivalents.
Pour comprendre dans quels cas il est strictement obligatoire de joindre un Kbis à votre dossier de subvention, il faut d’abord déterminer la nature de l’activité associative. Dans l’univers des associations professionnelles, la frontière avec le champ purement commercial n’est pas toujours évidente. Certaines associations sont nées pour représenter et défendre les intérêts de leurs membres, tandis que d’autres offrent une gamme de services payants (formation, conseil, vente de matériel ou de publications spécialisées). Lorsque les recettes issues de ces services deviennent importantes et répondent à des critères de rentabilité, les autorités administratives considèrent que l’association exerce une activité économique permanente.
Dans ce cas-là, il arrive que l’administration invite l’association à s’immatriculer au RCS. Cela peut être imposé afin de clarifier la situation fiscale et sociale de la structure, mais également pour mieux encadrer la concurrence avec les entreprises du même secteur d’activité. Une fois au RCS, l’association reçoit son SIRET, et peut obtenir un Kbis comme n’importe quelle autre entité commerciale.
En pratique, plusieurs cas se présentent :
Ces associations, par leur comportement économique, sont susceptibles d’être connues des services fiscaux et d’avoir un statut équivalent à celui d’une entreprise lorsqu’elles sollicitent certaines subventions, surtout s’il s’agit de subventions à la création ou au développement d’activités économiques. Dans ce type de dossier, le Kbis est alors requis pour prouver non seulement l’identité de la structure, mais aussi son enregistrement formel. Cet extrait est un gage de transparence pour le financeur, qui souhaite vérifier la forme juridique, les dirigeants et le sérieux de l’activité.
L’obligation de produire un Kbis auprès de certains organismes financeurs s’explique par la volonté d’identifier clairement la structure qui va bénéficier de la subvention. Les pouvoirs publics, comme les collectivités territoriales, souhaitent s’assurer que la subvention est accordée à une entité légalement reconnue, structurée et disposant d’une comptabilité distincte de celle de ses dirigeants ou membres.
Un Kbis récent (datant généralement de moins de trois mois) est en quelque sorte la « photographie » administrative la plus à jour. Les financeurs veulent éviter de donner des fonds à une association qui aurait été radiée ou qui ne remplirait pas les critères d’éligibilité définis. En effet, en cas de contrôle a posteriori, les autorités financeuses doivent justifier leur décision et prouver que les informations présentées dans le dossier étaient exactes.
Le Kbis fournit également des informations liées à des éventuelles procédures collectives (redressement judiciaire, liquidation, etc.). Ainsi, si l’association est en cessation de paiement ou sous le coup d’une liquidation, les financeurs y verront un risque majeur et pourront décider de ne pas attribuer la subvention. Il en va de l’intérêt général et de la gestion responsable des deniers publics.
La question se résume à : votre association dispose-t-elle d’une immatriculation au Registre du commerce et des sociétés ? Si la réponse est oui, alors le Kbis est quasi systématiquement exigé. Dans certaines adéquations, même si l’appel à projet ou la notice explicative ne mentionne pas explicitement le terme « Kbis », on peut trouver la mention « extrait d’immatriculation » ou un équivalent. Il s’agira alors de produire le Kbis (ou tout autre document probant) pour répondre à la demande.
Si votre association n’est pas immatriculée, la question du Kbis ne se pose pas. Vous transmettrez plutôt les documents suivants :
Parfois, la confusion naît quand le formulaire de demande de subvention indique « Kbis ». Dans certaines communes ou collectivités, les formulaires sont conçus autant pour les entreprises que pour les associations. Dans le doute, mieux vaut contacter l’organisme en charge du dossier pour demander quels justificatifs sont admis lorsque l’association ne dispose pas de Kbis. Cela vous évitera de fournir un dossier incomplet ou mal renseigné.
En outre, si vous anticipez à moyen terme que votre activité associative va devenir majoritairement commerciale, il peut être judicieux de faire un point avec un avocat ou un expert-comptable. Vous saurez ainsi s’il est opportun (ou obligatoire) de faire immatriculer votre association, et vous pourrez alors anticiper tout ce qui concerne le Kbis et les autres formalités (déclaration de TVA éventuelle, détermination des cotisations sociales, etc.).
Si vous avez une association qui relève du RCS, les démarches pour obtenir un Kbis sont similaires à celles d’une entreprise classique. Concrètement, vous devrez :
1. Déterminer le code d’activité adapté : Il vous faudra justifier que votre association exerce une activité commerciale, industrielle ou artisanale nécessitant une inscription. C’est souvent le cas pour les associations employant un personnel dédié à la vente de prestations ou distribuant des biens facturés aux entreprises ou au grand public.
2. Préparer le dossier d’immatriculation : Cela comprend la remise des statuts associatifs, des justificatifs d’identité des dirigeants, de l’adresse du siège, ainsi que tout document prouvant la nature des activités exercées. Le greffe du tribunal de commerce vérifiera la régularité de la demande.
3. Obtenir le Kbis : Une fois l’immatriculation faite, vous recevrez un extrait Kbis dans les mêmes délais que pour une société. Généralement, un délai de quelques jours suffit si le dossier est complet. Par la suite, vous pourrez télécharger un Kbis à jour via un portail en ligne (par exemple via un site d’information dédié) autant de fois que vous le souhaitez, moyennant parfois le paiement d’une petite redevance.
Ce processus peut paraître un peu lourd pour des porteurs de projets associatifs, mais il confère aussi une certaine crédibilité et une transparence vis-à-vis des partenaires financiers. Par ailleurs, il est important de noter que cette immatriculation a un coût (frais de greffe, d’avocat ou d’expert-comptable si vous vous faites accompagner) et engendre potentiellement d’autres obligations légales (dont la déclaration de TVA au-delà d’un certain seuil, le paiement de la cotisation foncière des entreprises, etc.). Tout cela doit être pris en considération avant de faire le grand saut.
Pour illustrer ce point, prenons l’exemple d’une association de formation basée dans le Val-d’Oise, qui propose des modules de perfectionnement en marketing digital pour les entrepreneurs locaux. Au fil des mois, cette initiative a convaincu un nombre croissant de participants, et l’association a commencé à facturer des formations dans tout le département, y compris pour des PME qui y voient une opportunité de formation professionnelle continue.
Très vite, l’association a dépassé le seuil de ressources considérées comme « accessoires » et est entrée dans une véritable logique de centre de formation professionnel lucratif. Ses recettes annuelles se sont élevées à plus de 70 000 euros, avec une bonne part de bénéfices réinvestis dans le développement de nouveaux modules de cours. Comme la formation est considérée comme une prestation de services, les autorités locales ont estimé qu’il s’agissait d’une activité à caractère économique, et ont requis une immatriculation au RCS.
Dans ce cadre, l’association s’est tournée vers moi pour clarifier les procédures et monter un dossier de subvention pour l’année suivante, afin d’obtenir un soutien financier destiné à agrandir leurs locaux et à embaucher un formateur supplémentaire. Lorsque nous avons constitué le dossier, la préfecture a explicitement demandé un Kbis à jour de moins de trois mois. Sans ce document, le dossier n’aurait pas été traité, car la préfecture voulait s’assurer de la légalité de la structure et vérifier ses informations (dates de création, dirigeants, capital statutaire, etc.).
Finalement, l’association a pu obtenir son Kbis assez rapidement. Le dossier de subvention, complet, a été validé par la suite. Cette anecdote souligne à quel point il est essentiel de bien comprendre à quel moment et pour quelles raisons fournir un Kbis dans un dossier de demande de subvention, même pour une entité initialement conçue comme une association à but non lucratif.
Au-delà de la simple question « faut-il un Kbis ou pas ? », voici quelques points de vigilance pour ne pas commettre d’erreurs au moment de remettre votre dossier de financement :
Ne pas fournir un Kbis périmé : Les organismes financeurs demandent un Kbis de moins de trois mois, voire un mois dans certains cas. Assurez-vous que le document que vous remettez est bien à jour. Ne vous contentez pas d’une copie ancienne, car elle pourrait être rejetée.
Mélanger association loi 1901 classique et association immatriculée : Si vous avez procédé auparavant à une double déclaration (préfecture et RCS), vérifiez que toutes les informations soient cohérentes d’un document à l’autre. Évitez par exemple d’indiquer un président différent entre le récépissé préfectoral et l’extrait Kbis, car cela pourrait semer la confusion.
Ne pas confondre le Kbis et le SIRET : Le Kbis est un document complet précisant de nombreuses informations, tandis que le numéro SIRET n’est qu’une suite de chiffres attribuée par l’INSEE. Il arrive que certains financeurs utilisent le terme « Kbis » pour désigner tout justificatif officiel d’existence. Or, s’ils attendent réellement un Kbis, le simple numéro SIRET ne suffira pas.
Penser que le Kbis remplace tous les autres justificatifs : Certains financeurs continueront de demander les statuts, le budget prévisionnel et divers autres documents. Le Kbis ne fait que prouver l’immatriculation, il ne se substitue pas à tous les autres éléments requis pour constituer un dossier complet.
Un autre exemple intéressant se présente lorsqu’une association professionnelle sollicite une subvention auprès de fonds européens (par exemple, le FEDER ou le FSE). Les programmes européens ont souvent des critères d’éligibilité élevés, et les porteurs de projet doivent prouver leur capacité de gestion et leur existence légale solide. L’un des documents fréquemment demandés est un extrait d’immatriculation. Là encore, si l’association est immatriculée au RCS, son Kbis sera indispensable.
Dans la pratique, le dossier de subvention européenne implique un montage complexe : un plan de financement, des partenaires, la justification de l’impact du projet sur le territoire et la création d’emplois, etc. Le financeur (l’Union européenne) passe aussi par des intermédiaires nationaux ou régionaux pour instruire les dossiers. Si ces intermédiaires voient dès le départ qu’il manque un document d’enregistrement légal à jour, cela peut ralentir ou bloquer l’avancée du dossier. De plus, comme les fonds européens sont très réglementés, l’association risque de perdre la crédibilité nécessaire pour prétendre à un financement.
Il est donc crucial, avant même de vous lancer dans un projet de cette envergure, de vérifier la situation légale de votre structure. Si l’activité répond plutôt à des critères commerciaux, il faudra entamer les démarches d’immatriculation bien en amont, pour ensuite pouvoir produire un Kbis au moment adéquat. Retarder cette formalité pourrait vous faire perdre du temps précieux et retarder le démarrage de votre projet.
Dans la majorité des cas, si votre association est véritablement immatriculée en tant que structure commerciale ou assimilée, le Kbis est le seul document valable pour attester votre existence légale. En revanche, si vous ne relevez pas du RCS, il est souvent possible d’expliquer au financeur que votre structure est régie par la loi de 1901 et ne dispose pas de Kbis. Vous devrez alors fournir le récépissé de déclaration ou tout autre document officiel prouvant que vous êtes régulièrement constitués.
Dans certains dossiers de subvention, notamment à l’échelle municipale ou intercommunale, les services administratifs peuvent admettre un extrait du RNA ou un justificatif du SIRET si vous n’avez pas d’activité commerciale. Tout dépend du cadre de l’appel à projets et des conditions d’éligibilité. Dans tous les cas, il faut faire preuve de réactivité : si vous constatez une mention « Kbis obligatoire », ne vous découragez pas, contactez directement l’instructeur du financement pour clarifier la situation et exposer votre statut particulier. Cette transparence et cette démarche proactive seront généralement bien perçues.
Pour certaines associations tournées vers l’entrepreneuriat ou la fourniture de services économiques, demander un Kbis et s’immatriculer au RCS n’est pas qu’une contrainte : cela peut être un atout stratégique. Être officiellement reconnue comme entité commerciale garantit en effet un accès plus fluide à certains dispositifs d’aides spécifiques aux entreprises, à des programmes d’accompagnement proposés par les Chambres de commerce et d’industrie, ou encore aux aides à l’innovation si vous développez des solutions nouvelles pour vos adhérents.
Par ailleurs, le fait de posséder un Kbis peut rassurer les partenaires et clients potentiels, qui voient en vous un acteur fiable, capable d’émettre des factures conformes et de respecter les obligations légales d’une structure commerciale. Vous pourrez également prétendre plus facilement à des prêts bancaires et négocier des conditions de financement avantageuses, car les banques se basent souvent sur des profils entrepreneuriaux classiques pour accorder des crédits. Finalement, l’association immatriculée acquiert une légitimité renforcée dans le paysage économique local.
Cependant, cette démarche entraîne aussi des conséquences en matière de gestion administrative : tenue d’une comptabilité commerciale, déclaration et paiement de la TVA au-delà d’un certain niveau de chiffre d’affaires, obligation de rédiger des fiches de paie si vous avez des salariés, etc. Il est donc essential de mesurer les avantages et inconvénients avant de franchir le pas. Mais pour une association professionnelle ambitieuse, cette transition peut être un véritable tremplin de développement.
Pour prendre un autre exemple : une association artisanale de brasseurs locaux (microbrasseries) souhaitant mutualiser leurs achats de matières premières. À force de gérer des commandes groupées et de revendre les matières premières aux adhérents, l’association réalise un volume d’opérations financières non négligeable. Cette mutualisation lui permet d’obtenir des tarifs préférentiels auprès des fournisseurs. Or, dès lors que l’association vend effectivement des marchandises (même si c’est exclusivement à ses membres), les services fiscaux peuvent estimer qu’il y a une activité commerciale.
Si le chiffre d’affaires généré dépasse un certain seuil, l’association aura tout intérêt à régulariser sa situation et à s’immatriculer. Lorsqu’elle cherchera une subvention régionale pour investir dans un entrepôt et du matériel de stockage, l’organisme financeur pourra exiger un Kbis. Ce document démontrera que la structure est régie par les mêmes règles qu’une structure commerciale et qu’elle est en règle avec les formalités légales. Dans un tel cadre, l’obtention d’une subvention pourrait être facilitée si l’association est perçue comme un acteur économique formel, car elle contribue à la création d’emplois ou à la dynamisation de la filière brassicole dans la région.
Sur un plan opérationnel, voici quelques conseils qui vous aideront à préparer au mieux votre dossier de subvention lorsque vous hésitez à joindre le Kbis :
Vérifiez les consignes de l’appel à projets : Consultez attentivement le règlement ou la notice fournie. Les documents à transmettre y sont souvent listés de manière très précise. Notez que certains financeurs exigent des pièces complémentaires si l’association mène une activité économique.
Préparez un Kbis récent : Si vous savez que vous êtes immatriculés, commandez un Kbis à jour juste avant de déposer le dossier. Il est possible de demander un Kbis en ligne et de l’imprimer pour gagner du temps. Assurez-vous qu’il ne dépasse pas les trois mois exigés.
Anticipez les justificatifs financiers : Le Kbis ne fait pas tout. Vous devrez certainement fournir le dernier bilan approuvé, un compte de résultat, un plan de financement et un budget prévisionnel. Plus ces pièces seront claires et cohérentes, plus votre dossier sera jugé sérieux.
Adaptez votre langage : Si votre association n’est pas immatriculée, mais qu’on vous demande un Kbis, contactez l’instructeur pour clarifier la situation. Proposez le récépissé préfectoral ou votre numéro RNA. Un simple commentaire dans votre dossier indiquant « L’association n’est pas immatriculée au RCS, voici les justificatifs équivalents » peut suffire.
Présentez clairement votre gouvernance : Les financeurs veulent souvent s’assurer que la gouvernance ne repose pas sur une seule personne. Détaillez la composition de votre conseil d’administration, la fonction de chaque membre et l’organisation globale. Cela renforce la confiance dans la solidité du projet.
Si vous êtes éligible à l’immatriculation et que vous ne joignez pas votre Kbis à un moment où il est exigé, vous vous exposez à plusieurs risques :
Refus ou mise en attente du dossier : Le plus fréquent est que le financeur déclare votre dossier incomplet. Dès lors, il vous contactera pour réclamer la pièce manquante. Mais si vous tardez trop, vous risquez de rater la date limite de l’appel à projets.
Perte de crédibilité : Les services administratifs peuvent s’interroger sur la transparence de votre structure et sur son fonctionnement. Une association qui prétend mener une activité économique tout en refusant de présenter un document officiel peut être perçue comme peu fiable.
Contrôles supplémentaires : Dans certains cas, les autorités peuvent lancer des vérifications plus poussées pour comprendre pourquoi l’association ne fournit pas de Kbis. Cela peut générer des retards et des complications dans l’instruction de votre demande.
D’où l’importance de bien comprendre dès le départ si votre association est considérée comme soumise à l’immatriculation au RCS. Si c’est le cas, mieux vaut anticiper et demander le Kbis avant d’entamer toute demande de subvention nécessitant ce document.
Heureusement, les démarches administratives concernant le Kbis sont de plus en plus dématérialisées. Dans un contexte où de nombreux financeurs proposent des portails de candidature en ligne, il est plus simple de transmettre les documents sous format numérique. Vous pouvez télécharger instantanément un extrait Kbis à jour et le joindre à votre dossier. Cette modernisation est un atout pour rendre les procédures moins contraignantes.
Les associations professionnelles ont tout intérêt à se renseigner sur les groupes de travail, les réseaux d’accompagnement et les pôles de compétitivité régionaux. En échangeant avec d’autres porteurs de projets, vous vous épargnerez bien des mauvaises surprises. Vous verrez par exemple que certaines collectivités insistent particulièrement sur la régularité de la situation légale, d’autres moins. Mais dans la majorité des cas, le Kbis est devenu un élément de contrôle incontournable pour vérifier la conformité de votre structure, surtout si vous conduisez des actions à caractère économique notable.
Nous venons de parcourir les différentes modalités et spécificités relatives à l’obligation pour une association professionnelle de fournir un Kbis lors d’une demande de subvention. En résumé :
• Le Kbis est exigé lorsque l’association est immatriculée au RCS et mène une activité reconnue comme économique ou commerciale. • Les financeurs demandent ce document pour vérifier la légalité de la structure, son identité, la régularité de sa gouvernance et son éventuelle situation financière (procédures collectives, dirigeants, etc.). • Si votre association n’est pas immatriculée, prévoyez plutôt de présenter un récépissé préfectoral, vos statuts et tout autre élément qui prouve votre existence légale. • Avant de vous lancer dans la constitution du dossier, vérifiez l’appel à projets ou le règlement du financeur, et contactez-les au moindre doute pour clarifier les documents requis.
Pour conclure, gardez à l’esprit que le contexte associatif évolue : les associations professionnelles sont parfois très proches des entreprises dans leur fonctionnement, et les financeurs adaptent progressivement leurs modalités de contrôle. Ne soyez pas surpris si, à l’avenir, de plus en plus de subventions exigent un Kbis ou un équivalent administratif précis. La règle est simple : dès lors que vous êtes immatriculés, prenez l’habitude d’avoir un Kbis à jour en permanence, ou du moins de savoir le commander en cas de besoin. Cela facilitera grandement la préparation de vos dossiers de subvention.
J’espère que cet article vous aura éclairé sur la façon de gérer efficacement la démarche de Kbis dans vos dossiers. Comme toujours, n’hésitez pas à vous entourer d’experts (avocats, comptables, accompagnateurs) si vous ressentez le besoin d’être guidé dans les méandres administratifs. Il est essentiel de garder en tête votre objectif : développer et pérenniser vos projets associatifs, tout en respectant les règles en vigueur. Ensemble, nous pouvons faire en sorte que vos démarches se résument à un simple passage administratif plutôt qu’à un véritable parcours du combattant.